Personel Devam Kontrol Sistemi (PDKS), işletmelerde çalışanların iş başı yapma sürelerini ve devam-izin gibi durumlarını izlemek ve kaydetmek amacıyla kullanılan teknolojik bir sistemdir. PDKS, personel yönetimi ve iş verimliliği açısından önemli bir araç olarak çeşitli işletmelerde kullanılmaktadır. Bu yazımızda, PDKS’nin ne olduğunu ve nasıl çalıştığını daha ayrıntılı bir şekilde ele alacağız.
PDKS Nedir?
PDKS (Personel Devam Kontrol Sistemi), işletmelerdeki personelin çalışma saatlerini, işe geliş ve işten çıkış saatlerini, izinleri ve devamsızlıkları kaydetmek için kullanılan otomasyon sistemidir. Bu sistem, geleneksel manuel kayıt yöntemlerine göre daha hızlı, daha doğru ve daha güvenilirdir. PDKS, genellikle bir yazılım ve donanım bileşenlerinden oluşur. Personel tarafından kullanılan bir kart veya biyometrik veriler (parmak izi, retina, yüz tanıma tarayıcıları vb.) kullanılarak personelin kimliği doğrulanır ve kayıt tutulur.
PDKS Nasıl Çalışır?
PDKS’nin çalışma prensibi şu adımları içerir:
- Kimlik Doğrulama: Personelin çalışmaya başlamadan önce PDKS’ye giriş yapmaları gerekir. Kimlik doğrulama için farklı yöntemler kullanılabilir. En yaygın yöntemlerden biri, personelin kartını veya anahtarını okutarak kimliklerini doğrulamaktır. Ayrıca, bazı sistemlerde biyometrik kimlik doğrulama kullanılır.
- İş Başı ve İşten Çıkış Kaydı: Kimlik doğrulandıktan sonra personel, iş başı yapar veya işten çıkar. Bu anlar, PDKS tarafından zaman damgasıyla kaydedilir. Bu sayede her personelin ne zaman işe geldiği ve ne zaman işten çıktığı kesin bir şekilde belirlenir.
- İzin ve Devamsızlık Kaydı: PDKS, personelin izin kullanımını ve devamsızlıklarını da kaydeder. İzin talepleri yazılım sistemi üzerinden yapılabilir ve yetkili kişi tarafından onaylandığında kayıtlar güncellenir.
- Raporlama ve Analiz: PDKS, kaydedilen verileri çeşitli raporlar halinde sunar. İşletme insan kaynakları, bu raporları kullanarak personelin çalışma sürelerini, devamsızlıklarını ve izinlerini izleyebilir. Bu veriler, personel yönetimi ve maaş hesaplama işlemlerinde de kullanılabilir. Tüm bilgi girişleri ve takip işlemleri yazılım üzerinden yapılmaktadır. Olası veri kayıplarının önüne geçmek için PDKS yazılımının veritabanı saatlik veya günlük yedeklenmelidir.
Güvenlik
Pdks sistemini etkin bir biçimde kullanabilmek adına, pdks cihazı bir kapı veya turnike sistemi ile entegre edilmeli, giriş noktaları kamera sistemi ile kayıt altına alınmalıdır.
Sonuç olarak; PDKS, işletmelerde personel yönetimini ve iş verimliliğini artırmak için önemli bir araçtır. Bu sistem, personelin iş başı ve işten çıkış saatlerini kaydederek işletme sahiplerine ve yöneticilere büyük kolaylık sağlar. Ayrıca, izinlerin ve devamsızlıkların izlenmesi de daha etkili hale gelir. PDKS’nin doğru bir şekilde uygulanması, işletmenin daha düzenli çalışmasına ve maliyetlerin kontrol altında tutulmasına yardımcı olabilir. Parmak izi, göz ve yüz tanıma teknolojisi kullanılan cihazlar ile yapılan personel takipleri, kartlı sisteme göre daha güvenli olmak ile beraber maliyeti kartlı sisteme göre daha yüksektir.